Inventur

Mit der Inventur prüfen Sie, ob alle Exemplare, die laut BBCOM zum Bestand gehören, tatsächlich vorhanden sind. Dazu erfassen Sie alle Medien im Regal per Barcodescanner. Anschließend zeigt BBCOM Ihnen, welche Exemplare nicht erfasst wurden.

Ablauf im Überblick

1. Inventur eröffnen – im Startfenster
2. Exemplare erfassen – im Katalog
3. Inventurstatus prüfen – im Katalog, fehlende Exemplare klären und ggf. nacherfassen
4. Auswertungen drucken
5. Inventur abschließen – im Startfenster

1. Inventur eröffnen

1. Wählen Sie im Startfenster Sonderfunktionen → Inventur eröffnen.
2. BBCOM zeigt Nummer und Datum der neuen Inventur an und fragt: „Möchten Sie eine neue Inventur eröffnen?"
3. Bestätigen Sie mit Ja. Es erscheint die Meldung „Inventur … ist eröffnet!".

Es kann immer nur eine Inventur gleichzeitig geöffnet sein.

2. Exemplare erfassen

1. Öffnen Sie den Katalog und wählen Sie Daten → Exemplar Inventur erfassen.
2. Im Fenster Exemplar-Protokoll ist das Inventurdatum mit dem heutigen Datum vorbelegt.
3. Scannen Sie nacheinander die Barcodes aller Exemplare in das Feld Eingabe/Scanncode.
4. Jedes erfasste Exemplar erscheint mit Exemplartitel, Signatur und Standort im Protokoll der Exemplar-Inventur.
5. Beenden Sie die Erfassung mit Liste speichern + Schließen.

Sie können die Erfassung jederzeit beenden und später über denselben Menüpunkt fortsetzen.

Über die Schaltfläche Funktionen können Sie das Protokoll u. a.:

• nach Titel, Signatur oder Regist-Nummer sortieren,
• drucken,
• an Excel oder in eine CSV-Datei übergeben,
• zurücksetzen.

info

Erscheint die Meldung „Bitte zuerst Inventur eröffnen!", wurde noch keine Inventur eröffnet (siehe Schritt 1).

3. Inventurstatus prüfen

1. Wählen Sie im Katalog Daten → aktuellen Inventurstatus anzeigen.
2. Im Fenster Inventur-Auskunft sehen Sie Nummer und Eröffnungsdatum der aktuellen Inventur.
3. BBCOM prüft alle Exemplare und zeigt an:
   • bisher erfasste Exemplare
   • nicht erfasste Exemplare
4. Mit erfasste Exemplare anzeigen bzw. nicht erfasste Exemplare anzeigen übernehmen Sie die jeweiligen Exemplare als Liste in den Katalog.

Die Liste der nicht erfassten Exemplare können Sie wie jede andere Ergebnisliste weiterbearbeiten, z. B. ausdrucken (Drucken → Exemplar-Liste drucken) oder nach Excel ausgeben.

tipp

Prüfen Sie nicht erfasste Exemplare vor dem Abschluss: Sie können z. B. falsch einsortiert sein, sich in der Buchbinderei befinden oder noch auf einem Rückgabewagen stehen.

4. Inventur abschließen

warnung

Drucken Sie vor dem Abschluss alle benötigten Auswertungen. Nach dem Abschluss ist die Inventur-Auskunft für diese Inventur nicht mehr verfügbar.

1. Wählen Sie im Startfenster Sonderfunktionen → Inventur abschließen.
2. BBCOM zeigt Nummer und Datum der Inventur an und erinnert Sie: „Bitte prüfen Sie, ob alle erforderlichen Auswertungen gedruckt sind!"
3. Bestätigen Sie beide Sicherheitsabfragen.
4. Es erscheint die Meldung „Inventur … ist abgeschlossen!".

Exemplare, die dauerhaft fehlen, können Sie anschließend im Katalog über Daten → Exemplare aussondern aus dem Bestand nehmen.